Risico's Floriade

In de business case is gerekend op een bijdrage van € 2,5 miljoen vanuit subsidie, dan wel vanuit bijdragen van derden (bijvoorbeeld Amsterdam/MRA).  

Risico beschrijving: 

De periode waarop subsidies of bijdrage van derden kunnen worden gekoppeld aan het evenement is bijna voorbij. De kans om middelen in dit kader te koppelen aan kosten uit de business case wordt hiermee steeds krapper. Dit leidt tot een te kort in de begroting.  

Risico inschatting: 

Bij de actualisatie van het risico wordt rekening gehouden dat een groot deel van deze bijdragen niet kan worden gerealiseerd (namelijk € 1,3 miljoen). Hierbij wordt rekening gehouden met een hoge kans van optreden (100%). Er wordt daarom in de risicoreservering een bedrag van € 1,3 miljoen gereserveerd. 

Risico beschrijving: 

Het risico bestaat dat de opbrengst vanuit de kaartverkoop en exploitatie derden lager uitvalt dan verwacht. Het huidige uitgangspunt in de business case is dat er 680.000 mensen de Floriade komen bezoeken.

Een tegenvallend aantal bezoekers leidt niet alleen tot tegenvallende inkomsten vanuit de kaartverkoop maar ook tot lagere opbrengsten vanuit de exploitatie van derden. 

Voortgang: 

Vlak voor het zomerreces is de het verwachte aantal bezoekers aangepast naar 680.000 en verwerkt in de Programmarekening 2021.  

Risico inschatting:  

Het risico wordt op dit moment op hetzelfde niveau gehouden als in de Programmarekening 2021: Risico dat het bezoekersaantal uitkomt op 600.000. De omvang van het risico bedraagt dan € 1,75 miljoen, tegen een kans van optreden van 20%. Daarmee wordt voor dit risico € 0,35 miljoen gereserveerd.  

Risico beschrijving: 

Het risico bestaat dat de opbrengst vanuit parkeren en shuttlevervoer lager uitvalt dan verwacht. Het huidige uitgangspunt in de business case is dat er 680.000 mensen de Floriade komen bezoeken.

Een tegenvallend aantal bezoekers leidt niet alleen tot tegenvallende inkomsten vanuit de parkeren maar ook tot lagere opbrengsten vanuit de bijdrage voor het shuttlevervoer.

Voortgang: 

Vlak voor het zomerreces is de het verwachte aantal bezoekers aangepast naar 680.000 en verwerkt in de Programmarekening 2021.  

Risico inschatting:  

Het risico wordt op dit moment op hetzelfde niveau gehouden als in de Programmarekening 2021: Risico dat het bezoekersaantal uitkomt op 600.000. De  omvang  van het risico bedraagt dan € 0,21 miljoen. tegen een kans van optreden van 20%. Daarmee wordt voor dit risico € 0,04 miljoen gereserveerd.  

Risico beschrijving: 

Het risico bestaat dat de uitgangspunten die bij de berekening van de beheerkosten zijn gehanteerd in de praktijk niet haalbaar zijn en/of het beheer voor een groter deel voor rekening van de Floriade BV komt en/of dat de kosten van het beheer voorafgaand aan en tijdens de Floriade hoger zijn dan ingeschat. 

Voortgang: 

Het structureel beheer van het Arboretum is onderdeel van het definitief Ontwikkelingsplan dat met de samenwerkingspartner is opgesteld. Met de samenwerkingspartner wordt nu gekeken naar een parkmanagementconstructie voor de periode na het evenement.  

Voor en tijdens het evenement is de gemeente gezamenlijk verantwoordelijk met de Floriade BV. Hiervoor is een onderhoudsplan opgesteld. In het Raadsbesluit RV-57/2021 ‘Benodigde extra budget n.a.v. kostenraming tijdelijke inrichting Floriade’ zijn hiervoor extra middelen gevraagd.

Een deel van het risico heeft zich voorgedaan. Als gevolg van een lange periode van droogte heeft de Floriade BV veel extra water moeten geven en moesten er extra kosten worden gemaakt voor de aanleg van graszoden. Daarom wordt in deze programmabegroting voorgesteld om een deel van het gereserveerde bedrag hiervoor in te zetten.    

Risico inschatting:  

De risicoreserve is deels ingezet. Er wordt nog rekening gehouden met € 1,0 miljoen extra kosten voor beheer en onderhoud. Er is rekening gehouden met een kleine kans van optreden (20%). Er wordt daarom vanuit de risicoreservering een bedrag van € 0,2 miljoen gereserveerd. 

Voor het opstellen van een beveiligingsplan en coördinerende werkzaamheden is € 933.000 ingerekend in de business case van de gemeentelijke programma organisatie. In de business case van de Floriade Expo organisatie is ruim € 1,6 miljoen opgenomen voor de beveiliging op het Floriadeterrein zelf.   

Risico beschrijving:  

De Floriade Expo organisatie is verantwoordelijk voor de veiligheid op het terrein en legt dit vast in het veiligheidsplan dat als basis dient voor de evenementenvergunning. Dit veiligheidsplan ziet toe op alle directe gevolgen van het evenement op het evenemententerrein, maar ook in de omgeving en de toestroom van bezoekers (aankomst en vertrek).  

Voortgang:  

Binnen de gemeente is een handhavingsplan gemaakt voor tijdens het evenement. De kosten van dit plan lijken binnen de bestaande middelen voor veiligheid binnen de gemeentelijke business case te kunnen worden gedekt.  

Risico inschatting:  

Bij de gemeente is tot nog toe geen aanvullend budget nodig en bij de Floriade BV is aanvullend budget aangevraagd bij het Raadsbesluit RV-57/2021 ‘Benodigde extra budget n.a.v. kostenraming tijdelijke inrichting Floriade’ . In de huidige inschatting wordt daarom rekening gehouden met additionele kosten van €1 miljoen tegen een middelmatige kans van optreden (40%). Er wordt daarom vanuit de risicoreserve een bedrag van € 0,4 miljoen gereserveerd voor veiligheid.

Risico beschrijving:  

Als gevolg van onvoorziene zaken bestaat de kans dat er kosten moeten worden gemaakt, die niet zijn opgenomen in de huidige business case van de Floriade Expo organisatie.  

Voortgang:  

Op alle gebieden worden hogere inkoopprijzen en tekorten op personeel (landelijk beeld) ervaren. Om deze kosten te kunnen ondervangen, is een inschatting gemaakt dat op de nog te maken kosten door de expo organisatie een percentage van 10% gehanteerd zou moeten worden in plaats van de gebruikelijke 5%. 

Daarnaast loopt Floriade BV het risico op afwikkelingskosten met diverse leveranciers.  

Risico inschatting:  

Bij de kwantificering van het risico is rekening gehouden met € 2 miljoen extra kosten tegen een hoge kans voor voorkomen (75%). Daarom is er € 1,5 miljoen meegenomen in de risicoreserve.  

De Floriade Expo organisatie heeft met Weerwater CV de afspraak gemaakt om toren Flores te huren tijdens het evenement. De Floriade Expo organisatie zal de appartementen in deze toren inrichten om deze tijdens de expo te verhuren: onder andere als kantoor- of vergaderruimte voor de deelnemers van het evenement.  

Risico beschrijving:  

Als gevolg van een niet kostendekkende huurprijs of als gevolg van leegstand van de appartementen tijdens de expo bestaat de kans dat de kosten die worden gemaakt voor de appartementen (huur en inrichting) niet worden terugverdiend.  

Voortgang:  

Dit risico heeft zich voorgedaan. De Floriade BV heeft de beschikbare appartementen niet volledig kunnen verhuren, waardoor de gemaakte kosten niet zijn terugverdiend. In deze Programmabegroting wordt voorgesteld om dit bedrag hiervoor in te zetten.    

Risico inschatting:  

De risicoreserve is volledig ingezet. Dit risico wordt daarom op nul gezet.

Risico beschrijving:  

Door Arcadis is op basis van ervaring in Venlo een inschatting gemaakt op de ontmanteling van het terrein nadat het evenement is afgelopen. Deze inschatting komt € 1,3 miljoen hoger uit dan het beschikbare budget in de business case van de Floriade BV. Floriade BV denkt genoeg mogelijkheden te zien om de kosten binnen het budget mogelijk te maken. In dit opgenomen risico wordt er rekening mee gehouden dat de kosten toch hoger dan het beschikbare budget uitkomen.  

Voortgang:  

In de risicoreserve wordt ook rekening gehouden met de risico’s van de opbrengsten vanuit tijdelijke bebouwing na het evenement.  

Risico inschatting:  

Bij de kwantificering van het risico op de ontmanteling is rekening gehouden met € 1,0 miljoen extra kosten tegen een hoge kans van optreden (60%). Daarom wordt € 0,6 miljoen. meegenomen in de risicoreserve.  

Risico beschrijving:  

Voor het beschermen van de gridstraten tijdens de op- en afbouw  wordt nog naar oplossingen gezocht. Daarom wordt hiervoor een bedrag opgenomen in de risicoreserve. 

Voortgang:  

Inmiddels is voor de opbouw van de wereldtuinbouwtentoonstelling een bedrag vrijgemaakt voor rijplaten ter bescherming van de gridstraten. Er bestaat echter een kans dat de rijplaten het onderliggende gras beschadigen. Hier is in de risicoreserve ook rekening mee gehouden.  

Risico inschatting:  

Bij de kwantificering van het risico op het bouwplaatsmanagement (afbouwfase evenement) is rekening gehouden met € 0,7 miljoen. extra kosten tegen een middelmatige kans voor optreden (40%). Daarom is er € 0,28 miljoen. meegenomen in de risicoreserve.  

Risico beschrijving:  

Dit betreft het risico dat de ingerekende taakstelling op personeelskosten betrekking hebbend op de periode na afloop van het evenement, niet kan worden gerealiseerd.  

Voortgang:  

Dit risico doet zich voor. De Floriade BV geeft aan dat de ingerekende taakstelling op de personeelskosten slechts ten dele kan worden gerealiseerd. In deze Programmabegroting wordt voorgesteld om dit bedrag hiervoor in te zetten.    

Risico inschatting:  

De risicoreserve is volledig ingezet. Dit risico wordt daarom op nul gezet.

Risico beschrijving:  

Dit betreft het risico dat in geval van calamiteiten of onvoorziene gebeurtenissen de Floriade BV niet aan haar verplichtingen kan voldoen, doordat de Floriade BV geen eigen vermogen heeft. Om in deze gevallen toch adequaat en op korte termijn te kunnen handelen is een liquiditeitsfaciliteit opgenomen in de risicoreserve. 

Bij calamiteiten en onvoorziene gebeurtenissen wordt voornamelijk gedacht aan twee situaties, namelijk:  

• Covid-19: Wanneer Nederland weer in een volledige lockdown terecht komt wordt het risico gelopen dat er enerzijds te weinig kaarten worden verkocht en anderzijds dat er geld moet worden terugbetaald voor reeds aangeschafte tickets.  
• Calamiteiten: hierbij werd specifiek het risico benoemd dat een of meerdere bezoekers lichamelijk letsel oplopen op het evenemententerrein door bijvoorbeeld een ongeval. 

Risico inschatting:  

Het risico wat beschreven wordt onder Covid-19 wordt reeds meegenomen binnen het risico op de bezoekersaantallen. Het risico van calamiteiten of onverwachte gebeurtenissen waarbij bijvoorbeeld bezoekers lichamelijk letsel oplopen, is nog niet eerder geborgd in de risicoreserve. De omvang (bedrag) van het risico is lastig te bepalen, maar kan in extreme gevallen fors zijn. Daarom wordt € 10 miljoen als potentieel risico opgenomen in de risicoreserve. Op basis van een eerste inventarisatie van calamiteiten bij expo’s en festivals van de laatste jaren is de conclusie dat de kans op het zich voordoen van een calamiteit zeer laag is. Daarom wordt een kanspercentage van 0% gebruikt. Het op te nemen bedrag in de risicoreserve wordt hiermee nihil.